Kỹ Năng Giao Tiếp Tốt Mang Đến Cho Bạn Sự Thành Công

Kỹ năng giao tiếp là cách sử dụng phương tiện ngôn ngữ nói hoặc hình thể để diễn đạt suy nghĩ, ý kiến, cảm nhận bản thân một cách đầy đủ và thuyết phục, qua đó thúc đẩy được giao tiếp hai chiều. Kĩ năng giao tiếp tốt sẽ là một phần giúp bạn tìm kiếm việc làm được dễ dàng hơn. Hãy cùng nhau tìm hiểu rõ về kĩ năng đó qua bài viết sau đây

1. Kĩ năng giao tiếp là gì?

Kỹ năng giao tiếp hay còn được gọi là Communication skills, là tập hợp các quy tắc trong ứng xử, tương tác được đúc kết bằng chính những kinh nghiệm thực tế trong quá trình giao tiếp hằng ngày. 

Kỹ năng giao tiếp bao gồm khả năng truyền đạt thông điệp, lắng nghe, trao đi và nhận lại phản hồi giữa chủ thể giao tiếp (người nói) và đối tượng giao tiếp (người nghe) nhằm đạt được mục đích giao tiếp nhất định.

Các ý tưởng, cảm nhận và yếu tố xung quanh đều gây ảnh hưởng đến cách thức và hiệu quả giao tiếp. Bởi vậy, kĩ năng giao tiếp có liên quan đến khả năng nghe – nói, quan sát và cảm thông của cả chủ thể và đối tượng giao tiếp.

Các hình thức giao tiếp gồm giao tiếp face – to – face (mặt đối mặt) và giao tiếp qua điện thoại, email và mạng xã hội. Các công việc cần kỹ năng giao tiếp nhiều có thể kể đến như phiên dịch, nhân viên chăm sóc khách hàng, nhân viên telesales,… 

Ví dụ: Mỗi ngày tại các bệnh viện, cán bộ, nhân viên y tế liên tục phải giao tiếp với nhau và giao tiếp với người bệnh, người thân của người bệnh. Trong quá trình giao tiếp đó, hai bên không chỉ chia sẻ thông tin mà qua đó, họ còn chia sẻ với nhau cảm xúc để hướng tới mục đích chung là chăm sóc sức khỏe và chữa bệnh cứu người.

Hiện nay, kĩ năng giao tiếp là một trong những kĩ năng sống quan trọng dù bạn là sinh viên hay nhân viên đi làm thì đều cần đến kĩ năng này. Giao tiếp tốt sẽ giúp tạo nên mối quan hệ tốt đẹp giữa bản thân với mọi người xung quanh. Vì vậy, kỹ năng giao tiếp luôn được các nhà tuyển dụng chú trọng khi tìm kiếm ứng viên.

2. Lợi ích của việc giao tiếp tốt

• Nhanh chóng hòa đồng và có thêm nhiều người bạn ở một môi trường mới.
• Nắm bắt được nhiều thông tin, có thêm nhiều kiến thức và kinh nghiệm sống từ những người xung quanh.
• Có thể trở thành một người lãnh đạo/leader tốt khi có khả năng kết nối các cá nhân, giải quyết các xung đột và mâu thuẫn, giúp nhân viên loại bỏ sự sợ hãi, tuyên truyền tinh thần đoàn kết và tiếp lửa tạo động lực thông qua ngôn ngữ trực tiếp.
• Giảm bớt được nhiều sự hiểu lầm thông tin khi truyền đạt đến người nghe.
• Hỗ trợ tốt trong việc kinh doanh: Khi giao tiếp tốt, dịch vụ chăm sóc khách hàng được nâng cấp, khách hàng sẽ hài lòng khi được giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng và kịp thời. Thông qua việc giao tiếp trực tiếp thì chỉ số kinh doanh tăng cao không phải là điều khó hiểu.
• Dễ dàng truyền đạt và thuyết phục khách hàng hay cấp trên về quan điểm hoặc lập luận của bản thân hơn. 
• Khi giao tiếp tốt sẽ tạo được sự thiện cảm với người đối diện nhiều hơn, thuận tiện trong cả công việc và cuộc sống. 

3. Những yếu tố nâng cao kĩ năng giao tiếp

3.1 Biết cách lắng nghe khi giao tiếp 

Biết lắng nghe người khác nói là một kỹ năng quan trọng. Quan tâm vấn đề đang bàn bạc sẽ giúp bạn cải thiện và nâng cao được các kỹ năng khác cũng như gắn kết mối quan hệ khi giao tiếp. Bạn nên kết hợp cùng ngôn ngữ cơ thể như mỉm cười, gật đầu, đưa ra những phản hồi khi bạn lắng nghe người khác nói.

Trong khi đang giao tiếp, hãy dừng lại một chút để lắng nghe ý kiến của đối phương. Những lời nói, giọng điệu và nên nhớ chú ý tới cả ngôn ngữ cơ thể của họ. Khi đối phương cảm thấy rằng bạn đang thực sự lắng nghe họ, họ sẽ cảm thấy tin tưởng và sẽ cởi mở hơn. Họ sẽ cảm thấy vui hơn nhiều nếu bạn đặt ra những câu hỏi tương tác với họ. Bạn càng biết cách lắng nghe, đối phương sẽ càng cởi mở và câu chuyện sẽ càng trở nên thú vị hơn.

3.2 Rành mạch và dễ hiểu, không ngọng, lắp

Bạn cần diễn đạt thông tin một cách rành mạch và dễ hiểu sẽ thể hiện sự tự tin và chuyên nghiệp trong quá trình giao tiếp. Những từ ngữ “à, ừm”nên được loại bỏ hoàn toàn khi giao tiếp để thể hiện tôn trọng người đối diện. Khi nói chuyện cùng với ai đó, bạn hãy nói một cách dứt khoát, biết ngắt nghỉ đúng chỗ để người nghe kịp hiểu ý mình và cũng là để lấy lại năng lượng cho bản thân. Trong ngũ cảnh khác nhau thì bạn cũng nên sử dụng ngôn từ và giọng điệu khác nhau, tốt nhất là làm sao cho mạch lạc và dễ hiểu nhất. Không nên sử dụng những từ ngữ quá chuyên môn và cần phải dùng ngữ pháp, ngay cả khi nói tiếng Việt. 

3.3 Sử dụng ngôn ngữ cơ thể là kỹ năng giao tiếp cần trao dồi

Trong cuộc nói chuyện, từ dáng đứng, ngồi, ánh mắt, biểu cảm của bạn đều ảnh hưởng đến người người đang giao tiếp với mình. Vì vậy, bạn cần điều chỉnh ngôn ngữ cơ thể cho phù hợp, ví dụ như: Người xoay chính diện về phía đối phương, luôn nhìn vào mắt khi nói chuyện, mỉm cười, gật đầu thể hiện quan điểm và không dùng tay chỉ trỏ khi nó trò chuyện,…

3.4 Sử dụng ngôn từ phù hợp 

Một trong những điều quan trọng khi giao tiếp chính là nắm rõ cách phát âm và chọn lọc từ ngữ phù hợp vì nó sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình giao tiếp. Khi bạn rụt rè, thiếu tự tin, nói chuyện quá bé hoặc ngược lại lớn tiếng, nói nhanh… sẽ làm cho người nghe khó nắm bắt thông điệp mà bạn muốn truyền tải. Nên rèn luyện cách sử dụng ngôn từ và phát âm bản thân hằng ngày. 

3.5 Tự tin khi nói chuyện 

Tự tin là yếu tố then chốt cho việc thể hiện một ý tưởng phát biểu trước đám đông, đóng góp ý kiến tại cuộc họp. Sự tự tin sẽ thể hiện qua ánh mắt, cách bạn ngồi thẳng và mở rộng vai khi trao đổi thông tin với cấp trên hoặc đồng nghiệp. Bên cạnh đó, sự tự tin sẽ giúp bạn thành công trong việc thuyết phục nhà tuyển dụng trong bất kì cuộc phỏng vấn vào vị trí mà bạn mong ước.

Có thể bạn quan tâm: Các Lưu Ý Để Rèn Luyện Kỹ Năng Giao Tiếp Sao Cho Hiệu Quả

3.6 Đồng cảm khi giao tiếp

Cảm xúc là sản phẩm của quá trình truyền tải những thông điệp. Bày tỏ sự đồng cảm đúng lúc với đối tượng giao tiếp (người nghe) nhằm góp phần duy trì cuộc trò chuyện và giúp chủ thể giao tiếp đạt được mục đích giao tiếp.

Ví dụ, trong trường hợp ứng phó với khách hàng đang tức giận hoặc phẫn nộ, nhiệm vụ của nhân viên bán hàng là giúp hạ nhiệt và thay đổi cảm xúc đó theo hướng tích cực bằng cách lắng nghe: “Trước hết, xin được xin lỗi quý khách vì sự bất tiện này”. Khi lắng nghe ý kiến của khách hàng, nhân viên bán hàng có thể có những gợi ý khi giải đáp các yêu cầu của khách hàng.

3.7 Tôn trọng người đối diện 

Song hành với sự đồng cảm, thì sự tôn trọng được thể hiện trong việc không làm gián đoạn bài phát biểu hoặc cuộc trao đổi như tắt điện thoại và chế độ thông báo của các mạng xã hội. Về phía chủ thể giao tiếp, có thể sử dụng các phương tiện hỗ trợ để đảm bảo mọi thành viên đều có thể lắng nghe được bài phát biểu. Bên cạnh đó, việc ăn mặc phù hợp sẽ tạo cảm hứng tập trung cho người nghe, từ đó tăng hiệu quả cuộc giao tiếp.

3.8 Điều chỉnh âm lượng bản thân 

Chất lượng giao tiếp cũng phụ thuộc nhiều vào âm lượng và sự rõ ràng. Khi bạn muốn truyền đạt một thông điệp, bạn cần điều chỉnh âm lượng giọng nói hoặc của phương tiện truyền tải thông tin sao cho âm thanh truyền tải đủ nghe và rõ ràng để đảm bảo người nghe không bỏ sót bất kì thông tin quan trọng nào. Âm thanh quá to khiến cho thông tin truyền đi kém hiệu quả và khiến người nghe cảm thấy không được tôn trọng.

3.9 Động viên và khích lệ 

Trong khi giao tiếp với người đối diện về một chủ đề bàn luận hay chia sẻ bạn nên đưa ra vài lời nói, hành động hoặc lời khen ngợi để khích lệ họ. Khi nhận được sự động viên và khích lệ, người đối diện sẽ cảm thấy được xem trọng và được đánh giá cao trong suốt quá trình giao tiếp. Từ đó mối quan hệ của bạn sẽ trở nên thân thiết hơn, nâng cao tỷ lệ thành công trong công việc hơn. Bạn hãy luôn cố gắng cho tất cả mọi người đều tham gia vào quá trình giao tiếp kể cả việc sử dụng ngôn ngữ cơ thể một cách hiệu quả và dùng những câu hỏi mang tính gợi mở.

4. Các lỗi cần tránh trong quá trình giao tiếp

• Bình tĩnh lắng nghe và không nên ngắt lời người khác. Nếu ngắt lời hãy “xin phép” hoặc “xin lỗi” trước lúc đó.
• Không chê bai, nói xấu người khác, tránh các chủ đề nhạy cảm dân tộc, tôn giáo
• Không vòng vo, tránh ậm ừ, ngập ngừng
• Không khoanh tay, xem đồng hồ hoặc ngắm móng tay.
• Nheo mắt, nhìn chằm chằm và nụ cười không chân thật
• Gãi đầu, gãi cổ, cử động nhiều không tập trung khi giao tiếp
• Không khơi gợi những chuyện người khác không muốn nghe, động chạm lòng tự ái
• Sử dụng chủ ngữ “tôi” hay “chúng ta” phù hợp từng hoàn cảnh
• Nói sai đề tài, chủ đề mà mọi người đang đề cập đến
• Nói thì thầm với một số người trong tập thể đông người
• Nói quá to khi không cần thiết. Tùy chủ đề giao tiếp mà có âm điệu, ngữ điệu phù hợp
• Không khua tay, múa chân, thể hiện thái độ lo lắng hay vui vẻ thái quá khi giao tiếp.
• Hỏi lại những điều chưa hiểu, luôn nhớ tên người đối diện
• Tạo sự thân mật, cử chỉ đi cùng lời nói và ánh mắt
• Không nóng nảy, không hấp tấp, không vội vàng

Kết

Qua những thông tin trên thì chúng ta đã biết kĩ năng giao tiếp quan trọng như thế nào trong cuộc sống. Kĩ năng này trực tiếp ảnh hưởng đến công việc và học tập nên chúng ta cần rèn luyện và nâng cao nó hơn mỗi ngày. Nó sẽ hỗ trợ tốt cho chúng ta trở nên tự tin hơn khi trao đổi và làm việc ở mọi nơi. Chỉ cần bỏ một tí thời gian rèn luyện, bạn sẽ khiến người đối diện bị lôi cuốn theo chính câu chuyện bạn nói, hãy thực hiện và rèn luyện ngay hôm nay.